PAGAMENTO DEI COMPENSI AGLI AMMINISTRATORI, INVENTARIO DI MAGAZZINO DI FINE ANNO, STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI

Newsletter n. 19/2018

 

21 dicembre 2018

 

Argomenti trattati:

 

– PAGAMENTO DEI COMPENSI AGLI AMMINISTRATORI

– INVENTARIO DI MAGAZZINO DI FINE ANNO

– STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI

 

PAGAMENTO DEI COMPENSI AGLI AMMINISTRATORI

L’erogazione di compensi all’organo amministrativo deve essere effettuata avendo riguardo a tre specifici aspetti:

  • il rispetto del principio di cassa;
  • la verifica dell’esistenza di una decisione dei soci (o di altro organo societario competente per la decisione) che preveda una remunerazione proporzionata e adeguata;
  • il coordinamento con l’imputazione a Conto economico.

Principio di cassa

La deducibilità dei compensi deliberati per l’anno 2018 è subordinata all’effettivo pagamento dei medesimi, secondo il principio di cassa. In particolare, si possono distinguere due differenti situazioni a seconda del rapporto che lega l’amministratore alla società:

 

Amministratore con rapporto di collaborazione

(viene emesso cedolino paga)

I compensi sono deducibili dalla società nel 2018, a condizione che siano pagati non oltre il 12 gennaio 2019 (c.d. principio della cassa “allargata”).
Amministratore con partita Iva

(viene emessa fattura)

I compensi sono deducibili dalla società nel 2018, a condizione che siano pagati non oltre il 31 dicembre 2018.

Ipotizzando che le somme in questione siano pari o superiori alla soglia fissata dalla normativa antiriciclaggio (e quindi non possano essere pagate in contanti), è necessario che entro la suddetta scadenza:

  • sia consegnato un assegno bancario “datato” all’amministratore;
  • sia disposto il bonifico a favore dell’amministratore.

Ovviamente, ricordiamo che il compenso all’amministratore dovrà essere stato opportunamente deliberato dall’assemblea dei soci per un importo proporzionato all’opera svolta dall’amministratore stesso. Il tutto, al fine di evitare eventuali contestazioni da parte dell’Amministrazione finanziaria. Inoltre, sarà bene indicare in delibera che all’importo indicato si dovrà aggiungere il carico previdenziale secondo la specifica situazione del beneficiario.

Esistenza della delibera

Per poter dedurre il compenso, oltre alla sua materiale erogazione (pagamento) secondo quanto sopra ricordato, è necessario che sussista una specifica decisione del competente organo societario; diversamente, pur in assenza di contestazioni da parte dei soci e pur in presenza di un bilancio regolarmente approvato, l’Amministrazione finanziaria può contestare la deducibilità del costo.

È quindi necessario che il compenso sia espressamente previsto da una apposita delibera assembleare. Nella tabella che segue sono riepilogate le possibili soluzioni che è bene verificare per l’anno 2018 e adottare in previsione del prossimo avvio del 2019.

 

 

Amministratore

senza compenso

È consigliabile che l’assemblea dei soci deliberi in merito all’assenza della remunerazione, per evitare che, in caso di future contestazioni, il beneficiario possa reclamare un compenso per l’opera svolta.
Amministratore con compenso stabile erogato in rate mensili (oppure con diversa periodicità) nel corso dell’anno L’assemblea che assegna il compenso deve precedere alla materiale erogazione del compenso all’amministratore.

Ipotizzando, a titolo di esempio, che sia assegnato – per l’anno 2019 – un compenso annuo di 120.000 euro, da pagarsi in 12 rate al termine di ciascun mese, si dovrà osservare la seguente scaletta temporale:

·  mese di gennaio (antecedentemente al primo pagamento): assemblea dei soci che delibera il compenso all’amministratore per l’intero anno 2019;

·  mese di gennaio (dopo l’assemblea): erogazione della prima tranche mensile;

·  mese di febbraio: erogazione seconda tranche mensile; ecc.

Talune società prevedono una ratifica a posteriori dei compensi dell’organo amministrativo già erogati precedentemente (ad esempio, in sede di approvazione del bilancio 2018, nell’aprile 2019, si ratifica il compenso già erogato nel corso del 2018); tale comportamento pare comunque sconsigliabile, resta preferibile la delibera che precede la materiale erogazione del compenso.

Amministratore con compenso stabile, cui viene destinata una erogazione straordinaria Nulla vieta che l’assemblea dei soci decida di assegnare una quota ulteriore di compenso all’amministratore, in aggiunta a quanto già deliberato.

Ad esempio, in aggiunta al caso precedente, si ipotizzi che i soci (a novembre 2019), decidano di assegnare un compenso straordinario di ulteriori 30.000 euro, in aggiunta ai 120.000 euro già deliberati. Anche in questa ipotesi, l’unico vincolo da rispettare è che la decisione preceda la materiale erogazione del compenso.

Amministratore con compenso annuo erogato in unica soluzione L’assemblea dei soci deve precedere il momento di erogazione del compenso, a nulla rilevando che la decisione sia assunta in corso d’anno e che si decida di remunerare il lavoro dell’amministratore per l’intero periodo.

Ad esempio:

·  mese di ottobre 2019: l’assemblea dei soci delibera il compenso di 120.000 euro per l’intero anno 2019;

·  mese di ottobre 2019 (dopo l’assembla): la società eroga il compenso in una o più rate (ad esempio: 40.000 euro a ottobre, 40.000 euro a novembre, 40.000 euro a dicembre 2019).

Amministratore con compenso deliberato in anni precedenti, a valere anche per il futuro Per evitare l’incombenza della ripetizione dell’assemblea, alcune società prevedono un compenso che possa valere anche per più annualità.

Ad esempio, si ipotizzi che la società, nell’anno 2016, abbia assunto la seguente delibera:

“… all’amministratore unico viene assegnato un compenso di 120.000 euro annui per l’anno 2016 e per i successivi, sino a nuova decisione dei soci. Il pagamento dovrà avvenire in 12 rate da erogarsi alla scadenza di ciascun mese solare”.

In tal caso, l’erogazione potrà avvenire tranquillamente anche per le successive annualità, senza dover rispettare alcuna ulteriore formalità.

Va posta attenzione, in tal caso, al contenuto della delibera, nella quale sarebbe bene prevedere anche la seguente clausola:

“… in relazione all’annualità a partire dalla quale i soci dovessero decidere diversamente da quanto oggi stabilito, si dovrà provvedere con una specifica decisione da assumersi entro e non oltre il giorno 10 del mese di gennaio dell’anno a partire dal quale si intende modificare la remunerazione”.

Questa accortezza consente di evitare che si producano problemi legati al c.d. incasso “giuridico”, vale a dire la finzione per la quale l’Amministrazione finanziaria possa prevedere, ove il compenso non sia erogato, un pagamento seguito da un’immediata restituzione delle somme alla società.

 

Compenso deliberato e non pagato

Si presti attenzione al fatto che, in tempi di crisi, spesso le società provvedono al pagamento di una parte del compenso già deliberato e, in corso d’anno, si accorgono del fatto che l’onere non è più sostenibile; sorge allora la tentazione di eliminare il compenso.

Spesso si verbalizza una rinuncia da parte dell’amministratore all’incasso del compenso; è bene evitare tale modalità in quanto – nel solo caso di amministratore anche socio della società – l’Amministrazione finanziaria presume che il medesimo compenso sia stato figurativamente incassato e poi restituito alla società sotto forma di finanziamento.

Ciò determinerebbe l’obbligo di tassazione del compenso stesso.

È allora preferibile che l’assemblea decida di adeguare il compenso prima della sua maturazione, sulla scorta del fatto che non sussistono più le condizioni per l’erogazione della remunerazione.

 

INVENTARIO DI MAGAZZINO DI FINE ANNO

Come di consueto, le imprese il cui periodo d’imposta coincide con l’anno solare, devono procedere, entro il 31 dicembre 2018 alla valutazione del magazzino in relazione alle giacenze di merci, semilavorati, materie prime, sussidiarie e di consumo, prodotti in corso di lavorazione, lavori in corso su ordinazione e prodotti finiti.

Possono verificarsi due casi:

  • l’azienda ha l’obbligo di tenuta della contabilità di magazzino;
  • l’azienda non è tenuta alla contabilità di magazzino.

Nel primo caso, l’importo dell’inventario di fine anno emerge dalla coincidenza con le scritture contabili del magazzino.

Nel secondo caso, invece, occorre effettuare la valutazione delle merci con lo scopo di verificare la corrispondenza delle reali giacenze di magazzino, occorre quindi considerare:

  1. i beni presenti presso i magazzini dell’impresa, presso i depositi e le unità locali;
  2. le disponibilità presso terzi per merci in conto deposito o in conto lavorazione.

In particolare la merce in viaggio, se di proprietà dell’impresa, va inclusa fra le rimanenze anche se non ancora pervenuta in magazzino.

Non si tiene invece conto nel computo dei beni che – pur presenti in impresa, anche in depositi o in unità locali – siano giuridicamente di proprietà di terzi (beni in deposito, lavorazione o visione).

Nella tabella che segue si riepiloga quanto detto:

 

Beni in inventario

beni presso magazzino
beni in deposito
beni presso unità locali
beni di proprietà ma presso terzi
beni di proprietà altrui presso l’azienda no
beni di proprietà in viaggio
beni in viaggio di proprietà altrui no

 

Ricordiamo che l’obbligo di tenuta fiscale delle scritture ausiliarie di magazzino, secondo quanto previsto dall’articolo 1 del D.P.R. n. 695/1996, riguarda i contribuenti che, per almeno 2 periodi d’imposta consecutivi:

  • realizzano un volume di ricavi annuo superiore a 5.164.569 euro;
  • dichiarano alla fine del periodo d’imposta un valore di rimanenze finali superiore a 1.032.914 euro.

L’obbligo scatta dal secondo periodo d’imposta successivo.

L’obbligo cessa a partire dal primo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente, l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze è inferiore a tale limite.

La valutazione del magazzino deve avvenire alternativamente con il metodo del costo medio ponderato annuale, del Fifo, del Lifo (continuo oppure a scatti annuali o mensili).

Nella valutazione deve tenersi presente che sono componenti del costo di acquisto i costi accessori di diretta imputazione (spese di trasporto, dogana) esclusi gli oneri finanziari, al netto di resi, sconti, abbuoni e premi. Nel costo di produzione si comprendono tutti i costi direttamente imputabili al prodotto (materiali, mano d’opera, semilavorati, imballaggi e costi relativi a licenze di produzione) e gli altri costi per la quota ragionevolmente imputabile al prodotto (stipendi e salari della manodopera diretta, ammortamenti direttamente imputabili alla produzione, manutenzioni e riparazioni direttamente imputabili).

Per gli immobili alla cui produzione è diretta l’attività dell’impresa si includono nel costo gli interessi passivi sui prestiti contratti per la loro costruzione o ristrutturazione.

Si ricorda che, se tra la valutazione del magazzino eseguita con tali metodi ed i costi correnti dei beni dovesse rilevarsi una differenza apprezzabile, essa dovrà essere riportata nella Nota integrativa con specificazione per categoria di beni.

 

Per gli esercenti attività di commercio al minuto che adottano il metodo del prezzo al dettaglio, si potrà compilare una distinta di tutte le merci in rimanenza al 31 dicembre 2018, la cui somma dei prezzi di vendita, scorporata della percentuale di ricarico, determinerà il valore delle rimanenze, illustrando opportunamente i criteri e le modalità di calcolo adottate.

Il costo dei beni fungibili (beni di massa la cui rimanenza non è identificabile rispetto a un particolare acquisto) può essere calcolato con il metodo della media ponderata ovvero con quello Lifo o Fifo.

 

Il dettaglio delle rimanenze dovrà essere conservato ed eventualmente esibito per far fronte ad accessi, ispezioni e verifiche da parte dell’Amministrazione finanziaria.

 

STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI

Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:

  • in modalità cartacea;
  • in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).

I registri contabili (detti anche libri contabili) previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono costituiti principalmente dal libro giornale, dal libro inventari, dal registro dei beni ammortizzabili e dai registri previsti dalla normativa Iva.

Il termine per la stampa fiscale dei registri contabili obbligatori dell’esercizio 2017 è fissato al terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (quindi, per i contribuenti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, al 31 gennaio 2019).

Stampa “cartacea” dei registri contabili

Affinché i registri contabili dell’esercizio 2017 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolarmente tenuti, devono essere stampati su supporti cartacei entro il 31 gennaio 2019 (nel caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vengono stampati simultaneamente alla richiesta degli organi verificatori). Con particolare riferimento al libro dei beni ammortizzabili si rammenta che deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2017, entro il 31 ottobre 2018. Nella stampa dei libri si deve tener conto che se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo.

 

 

Modalità di numerazione

Libro / registro meccanografico Tipo di numerazione Esempio

registrazioni periodo

1/1/2017 – 31/12/2017

libro giornale progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità. 2017/1, 2017/2, 2017/3, ecc.
libro inventari progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento. Sull’ultima pagina di ciascun anno stampato è consigliabile annotare il numero di pagine di cui si compone ogni annualità ed è obbligatoria la sottoscrizione da parte del legale rappresentante. 2017/1, 2017/2, 2017/3, ecc.

 

registri fiscali

(registri Iva acquisti, vendite e corrispettivi, beni ammortizzabili, ecc.)

progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità. 2017/1, 2017/2, 2017/3, ecc.

 

 


Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “cartacei”

Libro / registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
libro giornale 16,00 euro ogni 100 pagine o frazione 32,00 euro ogni 100 pagine o frazione
libro inventari 16,00 euro ogni 100 pagine o frazione 32,00 euro ogni 100 pagine o frazione
registri fiscali no non dovuta

 

Archiviazione sostitutiva dei registri contabili

Nella conservazione informatica è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità ed integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per l’esercizio 2017, entro il 31 gennaio 2019).


Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “digitali”
Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
libro giornale 16,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse 32,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse
libro inventari 16,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse 32,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse
registri fiscali no non dovuta

Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei: va versata in unica soluzione entro il 30 aprile mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501. L’ammontare annuo dell’imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell’anno. La risoluzione n. 161/E/2007 ha chiarito che per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

 

Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

 

La presente circolare è stata elaborata dagli studi scriventi sulla base di circolari redatte da società ed enti specializzati, convenzionati con gli studi stessi.